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Guia completo com tudo o que você precisa saber sobre notas fiscais

A emissão de notas fiscais pode gerar muitas dúvidas ao empreendedor, pois existem vários tipos disponíveis no mundo contábil. Pode-se citar como exemplo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), o SAT ECF, a Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) e o arquivo XML.

A seguir, estão listadas algumas coisas que você, empreendedor, precisa saber sobre a emissão de notas fiscais.

Nota Fiscal:

Uma nota fiscal é um comprovante de que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço.

Esse comprovante é fundamental tanto para o cliente quanto para a sua empresa.

Para o seu cliente, a Nota Fiscal serve como um registro da compra/serviço que recebeu. Ele poderá escriturar nos seus registros financeiros, obter créditos fiscais e suporte na assistência técnica.

Já para sua empresa, ela servirá como um registro da receita obtida e é essencial para apuração dos impostos decorrentes desta venda.

A emissão da Nota Fiscal é obrigatória segundo a legislação brasileira. Ela deve ocorrer no momento da efetivação da operação, seja essa operação a venda de um produto ou uma prestação de serviços.

Tipos de Nota Fiscal:

As empresas podem apresentar diversos tipos de nota fiscal de acordo com a sua atividade econômica, onde as mais comuns são as eletrônicas, tais como a NF-e, a NFC-e e o SAT ECF, que começou a substituir o Cupom Fiscal (ECF), a NFS-e e o CT-e.

Mesmo com as eletrônicas, ainda existem alguns casos que é permitido a utilização de Nota Fiscal no formato físico. Como exemplo pode-se citar a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, utilizada pelas empresas que não estão obrigadas ao NFC-e ou ao SAT. Em alguns municípios que ainda não implementaram a NFS-e, a emissão também é por meio de nota fiscal de serviços no formato físico.

Nota Fiscal Eletrônica:

As notas fiscais eletrônicas (NF-e) são em formato, como o próprio nome diz, eletrônico. Ela substitui a nota fiscal física impressa em papel. Todos os dados referentes a operação, como emissor e destinatário, impostos e produtos são transmitidas para a Secretaria da Fazenda e lá são autorizadas à emissão.

Normalmente, as pessoas confundem a DANFe com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), porém, de uma forma simplificada, ela é a representação gráfica da NF-e.

DANFe e arquivo XML:

A DANFe é a representação gráfica da NF-e, como já foi citado anteriormente. A sua sigla representa o nome: Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ela serve de comprovante para os casos em que não é possível apresentar os dados da NF-e. A exemplo disso temos os serviços de transporte de mercadoria, onde o transportador precisa de contingência do produto, e leva a DANFe. Como não tem valor fiscal, não é obrigatória a sua guarda.

O arquivo XML é um documento fiscal. Nele, todas as informações da Nota Fiscal, inclusive as assinaturas eletrônicas, estão armazenadas.

Por isso é obrigatório seu armazenamento por pelo menos 5 anos. Se você não tem o arquivo xml de suas notas fiscais, é possível recuperar no Portal da Nota Fiscal eletrônica com o número da chave que está impressa na DANFe.

Certificado Digital:

O certificado digital funciona como uma espécie de assinatura para validação, da mesma forma que ocorre a assinatura de um contrato para o mesmo ter validade legal, por exemplo.

Para atestar que foi a sua empresa que emitiu a Nota e concorda com os dados, é preciso assinar. Para isso foi criado, pelo Governo brasileiro, o Certificado Digital. Desde a introdução do SPED e da Nota Fiscal eletrônica, é exigida a comprovação por meio desse instrumento.

Existe atualmente o modelo A1, que é o certificado em arquivo para computadores, e os modelos A3, onde o arquivo é colocado em uma mídia física, como um cartão ou pen drive.

Antes de adquirir um certificado você precisa verificar se o sistema para emissão de notas que você utiliza aceita tanto o A1 como o A3. Existem sistemas que somente aceitam o A1, então é preciso ficar atento.

Emissão de Notas Fiscais:

Se sua empresa for do ramo comercial ou industrial, é necessário ter uma inscrição estadual. Essa inscrição normalmente é solicitada automaticamente quando é feito o processo do CNPJ na Receita Federal. Portando a inscrição estadual, é preciso que verifique-se a exigência de emissão de notas fiscais eletrônicas ou não.

No caso de notas fiscais no formato físico, é preciso pedir autorização. Essa autorização se chama AIDF e, através dela, você pode procurar uma gráfica habilitada para a impressão.

Já no caso de nota fiscal no formato eletrônico, é preciso requerer habilitação na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e procurar um sistema que possa apoiar na emissão destes documentos.

Para ambos os casos, física e eletrônica, a emissão de notas fiscais será através do preenchimento das informações da operação realizada.

Se a sua empresa é de serviços, a autorização ou a emissão eletrônica é feita pelo site da Prefeitura no município onde está estabelecido.

Emitir notas fiscais é a prova de que sua empresa paga os tributos devidos ao governo da forma correta, gerando confiabilidade para os fornecedores e clientes do seu negócio.

Além disso, as notas fiscais são a base de toda a contabilidade da empresa, sendo essenciais para mantê-la em dia. Esse é um benefício não só para a sua empresa, mas também para terceiros interessados na sua contabilidade.

A emissão de notas fiscais é claramente obrigatória, fazendo com que as empresas que descumprirem essa regra possam ser enquadradas em vários pontos da legislação por crimes contra a ordem econômica e tributária.

Dúvidas comuns entre empreendedores:

  1. Posso usar qualquer uma das categorias de nota fiscal para a minha empresa?
    R.:São geradas notas fiscais diferentes para cada tipo de atividade. No caso de venda de produtos, os tributos são federais e estaduais. No caso de prestação de serviços, são federais e municipais.
  2. Se eu vendo produtos para outras empresas, sou obrigado a emitir nota?
    R.: Se a empresa comercializa mercadorias, quando a venda é de uma empresa para outra, a NF-e é obrigatória. Nesta situação, tudo deve ser feito de forma eletrônica.
  3. Sendo prestador de serviço, sou obrigado a emitir nota fiscal eletrônica, ou posso optar pelo impressa?
    R.: Quem é prestador de serviço precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica se no município em que ele estiver for obrigatório. Se a cidade tiver aparato e legislação própria obrigue a emissão de NF-e, o prestador de serviços precisa se adequar.
  4. Se minha empresa vende produtos para consumidor final a nota fiscal precisa ser física?
    R.: Quando a empresa vende para o consumidor final, a nota fiscal pode ser eletrônica ou física.
  5. No caso de industrias, posso emitir notal fiscal impressa?
    R.: Qualquer empresa que tenha atividade de transformação, como indústrias e fábricas está obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica.
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